Algemene voorwaarden
& Privacy

Chirojongens Baal en zijn vzw Chiro Sint-Anna Baal (hierna Chirojongens Baal en zijn vzw genoemd) hechten beiden veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chirojongens Baal en zijn vzw houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (of GDPR-richtlijn).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Chirojongens Baal en zijn vzw, Chiro Sint-Anna Baal vzw, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Tim Symons, Kapellestraatje 1a, 3128 Baal – info@chirojongensbaal.be
Zetel Chirojongens Baal en zijn vzw:
Chirojongens Baal / Chiro Sint-Anna Baal vzw, Schaluinstraat 71a, 3128 Baal

WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden door Chirojongens Baal en zijn vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chirojongens Baal en/of zijn vzw, nl. door het inschrijven en verzekeren van onze leden. (uitvoering overeenkomst)
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene)
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting) 
• het snel ingrijpen indien er een medisch probleem is (huisarts contacteren) en voorkomen (vb. alternatieven voorzien om allergische reacties te voorkomen) (toestemming betrokkene)
• het publiceren van foto’s van onze leden tijdens activiteiten en kampen gebeurt enkel na toestemming van de ouders van het betrokken lid (toestemming betrokkene)
• het tonen van foto’s van onze leden tijdens activiteiten en kampen tijdens onze jaarlijkse diavoorstelling. (toestemming betrokkene)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen (en opslagen, verzamelen en verwerken) :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Gegevens van de huisarts: naam, telefoonnummer
• Medische gegevens: allergieën, deelname aan activiteiten
• Op kamp en tijdens activiteiten kunnen er foto’s worden gemaakt door leiding en/of kookouders.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. U bezorgt ons die gegevens via het inschrijvingsformulier in het begin van het Chirojaar en bent zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de gegevens.

VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan ons, Chirojongens Baal en zijn vzw, geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verwerken van de gegevens (Groepsadministratieprogramma Chirojeugd Vlaanderen)
• het verzorgen van IT-infrastructuur, bewaren van gegevens (Microsoft Office 365)
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (via outlook en/of Mailchimp)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU en waken erover dat de data op servers bewaard wordt die fysiek in de EU staan.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

BEWAARTERMIJN

Chirojongens Baal en zijn vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan één jaar bewaard. Foto’s van activiteiten worden voor archiefdoeleinden bewaard en kunnen bij speciale gelegenheden getoond worden (bijvoorbeeld viering x-aantal jaren chirojongens Baal en/of zijn vzw).

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Chirojongens Baal en zijn vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij maken een back-up van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacystatement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

WIJZIGING PRIVACY STATEMENT

Chirojongens Baal en zijn vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.